プライバシーポリシー

制定日：2026年＿月＿日

株式会社アクト（以下「当社」といいます）は、シフト管理サービス「TimelyAI」（以下「本サービス」といいます）およびこのウェブサイトにおける個人情報の取扱いについて、次のとおり定めます。

1. 当社の立場

当社が取り扱う個人情報には、次の2種類があります。

1. 利用企業から預かる個人情報：本サービスを利用する企業（以下「利用企業」といいます）が、従業員・アルバイト等（以下「スタッフ」といいます）のシフト管理のために本サービスに登録する個人情報です。当社は、利用企業から取扱いの委託を受けた者として、利用企業との契約と利用企業の指示の範囲内で取り扱います。これらの個人情報の利用目的の決定、スタッフへの通知・同意の取得、開示等の請求への対応は、利用企業が行います。
2. 当社が自ら取得する個人情報：利用企業の担当者の連絡先、お問い合わせをいただいた方の情報、本サービスのログイン・操作の記録などです。当社が自らの責任で取り扱います。

2. 取り扱う情報

3. 利用目的

当社は、自ら取得する個人情報を次の目的で利用します。利用企業から預かる個人情報は、利用企業の指示に基づき、本サービスを提供するために利用します。

1. 本サービスの提供・運営・保守・障害対応
2. 本人確認、不正ログインの防止、セキュリティの確保
3. お問い合わせへの対応、導入のご相談、契約・請求の手続き
4. 本サービスに関する重要なお知らせ（仕様変更・メンテナンス・規約の改定など）の連絡
5. 個人や利用企業を識別できない形に加工した統計情報の作成と、それを用いた本サービスの改善
6. 法令に基づく対応

4. 第三者への提供

当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

1. 本人（利用企業から預かる情報については利用企業）の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが難しい場合
4. 国の機関等が法令の定める事務を行うことに協力する必要がある場合
5. 事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

5. 取扱いの委託と保存場所

1. 当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、個人情報の取扱いを外部の事業者に委託することがあります。委託先は、個人情報を適切に取り扱う体制があるかを確認して選び、必要な監督を行います。
2. 本サービスは、Amazon Web Services（米国の事業者）が提供するクラウドサービスを利用しています。データの保存場所は日本国内（東京リージョン）で、メールの送信にも同社のサービスを利用します。クラウド事業者は、当社との契約上、保存されたデータの内容を取り扱わないこととなっています。
3. 当社は、現時点で、利用企業から預かる個人情報を外部の生成 AI サービスに送信していません。今後、外部の AI サービスを利用する場合は、送信する情報を必要な範囲に限り、送信先の事業者名・所在国・その国の個人情報保護制度などを本ポリシーでお知らせしたうえで行います。

6. 安全管理のための措置

当社は、個人情報の漏えい・滅失・毀損を防ぐため、次の措置を講じています。

1. 組織的な措置：取扱いの責任者を定め、取扱いの手順と、漏えい等が起きた場合の対応手順を整えています。
2. 人的な措置：個人情報を取り扱う者に、秘密保持と適切な取扱いを求めています。
3. 技術的な措置：
   • 利用企業ごとにデータベースを分け、他社のデータと混ざらないようにしています。
   • 通信の暗号化（HTTPS）と、保存時の暗号化を行っています。
   • 管理者の二段階認証、ログイン試行の制限、役割に応じた閲覧範囲の制限を行っています。
   • 重要な操作の記録（監査ログ）を残しています。
   • 当社の運営担当者が業務データを閲覧する必要がある場合は、利用企業の承認を得て、時間を限って行い、その記録を利用企業が確認できるようにしています。
   • 不正アクセスの監視と、定期的なバックアップを行っています。
4. 外的環境の把握：当社が利用するクラウドサービスの提供者は米国の事業者ですが、データは日本国内に保存しています。

7. 保存期間

1. 利用企業から預かる個人情報は、利用企業との契約期間中、利用企業の設定と指示に従って保存します。契約終了後は、利用規約の定めに従い、利用企業へのデータの提供を経て削除します。
2. 利用の記録（ログ）は、セキュリティの確保と不正の調査のために必要な期間保存します。
3. お問い合わせ・契約の情報は、対応や契約の管理に必要な期間、および法令で定められた期間保存します。

8. Cookie 等の利用

1. 本サービスでは、ログイン状態の維持とセキュリティの確保のために Cookie を使います。これを無効にすると、本サービスは利用できません。
2. このウェブサイトでは、アクセス解析や広告のための Cookie は使っていません。
3. このウェブサイトと本サービスは、表示用のフォントを Google LLC のサービス（Google Fonts）から読み込んでいます。その際、お使いの端末の IP アドレス等が同社に送信されます。

9. 開示・訂正・利用停止等の請求

1. 利用企業から預かる個人情報について、スタッフの方からの開示・訂正・利用停止等のご請求は、勤務先（利用企業）にお申し出ください。当社は、利用企業からの依頼に基づき対応に協力します。
2. 当社が自ら取得する個人情報については、本人からのご請求に、法令に従って対応します。下記の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認させていただきます。

10. 漏えい等が発生した場合

当社は、個人情報の漏えい等が発生し、または発生したおそれがあるときは、速やかに利用企業に報告し、法令に従って個人情報保護委員会への報告と本人への通知に協力・対応します。

11. 本ポリシーの改定

当社は、法令の改正や本サービスの変更に合わせて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、このウェブサイトまたは本サービス上でお知らせします。

12. お問い合わせ窓口